Dokumentenverwahrung: Was muss bleiben und was kann weg?

Eine gute Ordnung muss sein. Diesem Ziel steht uns im Laufe des Lebens ein gewaltiger Papierberg entgegen. Denn jede Woche, teils jeden Tag kommen sie rein: Rechnungen, Kontoauszüge, Vertragsdokumente, Briefverkehr mit Behörden und mehr. Da stellt sich die Frage: Muss ich das wirklich alles aufbewahren?

Dieser Frage gehen wir in diesem Ratgeber nach. Hier erfahren Sie, welche gesetzlichen Fristen gelten, welche Dokumente aufbewahrt werden sollten und wie Sie am besten Ordnung schaffen.

 

Was sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?

Verpflichtende Aufbewahrungsfristen sind im Gesetz primär für Unternehmen und Selbständige festgehalten. Hier weist etwa § 147 der Abgabenordnung  darauf hin, welche steuerrelevanten Dokumente für sechs Jahre (Briefverkehr, Verträge, etc.) und welche Dokumente für zehn Jahre (Jahresabschlüsse, Bilanzen, etc.) verpflichtend geordnet aufgehoben werden sollen. Weitere Aufbewahrungsfristen leiten sich auch aus dem Handelsgesetzbuch in Form von § 257 HGB  ab.

Wichtig für Hausbauer: Im Jahr 2004 wurde das Umsatzsteuergesetz angepasst, um Schwarzarbeit einzudämmen. Darin ist inzwischen festgelegt, dass Rechnungen, die mit Bauleistungen zusammenhängen, für zwei Jahre aufbewahrt werden müssen. Diesen Vermerk finden Sie auf der  gestellten Rechnung.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Das heißt, die Zählung beginnt ab dem 01.01. des Folgejahres.

 

Welche Dokumente müssen in Papierform aufbewahrt werden? Welche nicht?

Grundsätzlich können heute alle relevanten Dokumente digital verwahrt werden. Die einzige behördliche Voraussetzung ist, dass diese Dokumente fälschungssicher sein müssen. Dienstleister wie Banken oder die eigene Steuersoftware stellen das mithilfe ihrer technischen Lösung sicher.

Eine Ausnahme von der Regel stellen Urkunden dar, die von Behörden bei etwa einer Hochzeit oft im Original angefordert werden. Hier reicht eine digitale Kopie und deren Ausdruck in Ihren Unterlagen nicht mehr aus. Selbst eine durch einen Notar beglaubigte Kopie wird nicht angenommen. Das bedeutet, dass sehr wichtige und einzigartige Dokumente wie eine Geburtsurkunde sicher aufbewahrt werden müssen – oftmals ein Leben lang.

Andere Dokumente wie Rechnungen oder Quittungen können zwar in Papierform aufbewahrt werden, aber eine digitale Fassung reicht hier für die meisten Zwecke aus. Hier gelten auch deutlich kürzere Aufbewahrungsfristen, die in den meisten Fällen gesetzlich nicht verpflichtend sind.

 

Wie lange muss ich ein Dokument aufbewahren?

Das hängt von der Einzigartigkeit und Wichtigkeit des Dokuments ab. Eine Geburtsurkunde ist schließlich wichtiger als eine Bestellbestätigung für das Kinoticket. Es gibt daher für die Aufbewahrungsfristen Ihrer Dokumente folgende Kategorien:

• Dokumente, die ein Leben lang bzw. bis zur Rente aufbewahrt werden,
• Dokumente, die wenige Jahre bzw. für die Laufzeit eines Vertrags aufbewahrt werden.

Für Privatpersonen besteht selten eine explizite Pflicht zur Dokumentenverwahrung. Allerdings hat eine gute Ordnungsstruktur mit richtiger Verwahrung zahlreiche Vorteile. Sie sparen dabei Zeit, Nerven und Geld, wenn Sie angeforderte Dokumente schnell präsentieren können.

 

Diese Dokumente sollten Sie ein Leben lang aufbewahren

Alle Dokumente, die einzigartig mit Ihnen und Ihrer Identität verbunden sind, sollten Sie ein Leben lang in Ihren Unterlagen aufbewahren. Dazu zählen Ausweise und Pässe, die Geburtsurkunde, die Heiratsurkunde, etwaige Scheidungsbeschlüsse, das Testament, Schulzeugnisse und mehr. Diese Dokumente werden für viele wichtige Zwecke benötigt und zwar oft im Original, wenn Sie mit Behörden zu tun haben.

Hier bietet sich ein Notfallordner  an, der diese Dokumente enthält und an einem sicheren Ort verwahrt wird. Es bietet sich entweder ein Safe zu Hause für die Verwahrung an oder ein Banktresor, auf den nur Sie Zugriff haben. Alternativ sind diese Dokumente an einem zentralen und geheimen Ort gelagert, auf den Sie im Notfall direkt Zugriff haben.

Tabelle: Diese Dokumente müssen (für) immer aufbewahrt werden

Weitere Dokumente, die zu dieser Kategorie zählen sind: Scheidungsbeschlüsse, Testament, Sterbeurkunden, die Meldung zur Sozialversicherung, der Erbschein, Auszüge aus dem Kirchenbuch, Belege für die betriebliche Altersvorsorge und Wertpapiere in physischer Form. Diese Dokumente gehören ebenfalls in den Notfallordner.

 

Diese Dokumente bewahren Sie für wenige Jahre / die Laufzeit eines Vertrags auf

Alle im Alltag entstehenden Dokumente sollten eine Zeit lang aufbewahrt werden. Dafür gibt es zwar in den meisten Fällen keine gesetzliche Verpflichtung, aber es ist im Fall der Fälle dennoch nützlich, die wichtigsten Dokumente dieser Kategorie digital oder im Original aufzubewahren. Für Dokumente in dieser Kategorie gilt: Sie sollten Sie in Ihren Unterlagen aufbewahren und zwar für die Laufzeit des Vertrages plus zwei oder drei Jahre oder während der jeweilige Prozess noch läuft. Das gilt auch für Kontoauszüge, da die Verjährung von Alltagsgeschäften auf drei Jahre befristet ist. Rechnungen und Quittungen sind bei teuren Anschaffungen im Laufe der Gewährleistungspflicht von zwei Jahren notwendig, um Reklamationen anzuzeigen. Versicherungspolicen werden wie andere Verträge für die jeweilige Laufzeit des Vertrages aufbewahrt und, wenn es im Bereich der Steuer geht, für die steuerlichen Fristen. Das gilt auch für vertragliche Nachträge und sonstige Unterlagen.

 

Tabelle: Diese Dokumente müssen einige Jahre aufbewahrt werden

 

Aufbewahrungsfristen für Versicherungen: Schadensnachweise und Belege

Versicherungen, wie etwa eine Hausratversicherung, schützen Ihren Besitz vor Schäden oder Diebstahl. Im schlimmsten Fall sind Gegenstände jedoch entweder nicht mehr erkenn- oder auffindbar. Das macht eine Schadensregulierung schwierig und in solchen Fällen wird nach der Schadenmeldung anhand der vereinbarten Versicherungssumme geschätzt, wie hoch der Schaden ist. Mit Rechnungen und Belegen wie Fotografien wird die Schadensregulierung drastisch vereinfacht. Auch hier kann eine Abteilung in Ihrem Notfallordner für Nachweise der wichtigsten und wertvollsten Gegenstände nützlich sein.

 

Checkliste: So bringen Sie schnell Ordnung in den Papier-Alltag

Damit eine Ordnung hält, muss sie jeden Tag gepflegt werden. Das geht im Brief-Verkehr ähnlich wie im E-Mail-Verkehr beispielsweise nach dem Inbox-Zero-Prinzip. Hierbei werden eingehende Schreiben umgehend bearbeitet und direkt richtig sortiert – die Inbox, also die Ablage, bleibt dabei (nahezu) leer.

Das erreichen Sie wie folgt:

1. Öffnen Sie jedes Schreiben sofort.
2. Entsorgen Sie ungewollte Werbung umgehend.
3. Für die übrigen Schreiben gilt: Müssen oder können sie sofort bearbeitet werden?
   1. Wenn ja: Bearbeiten Sie diese zügig, machen Sie ein Foto und sortieren Sie das Original in den jeweiligen Ordner.
   2. Wenn nein: Markieren Sie das Schreiben gut sichtbar mit einem Datum und legen Sie es auf Wiedervorlage.
4. Überprüfen Sie die Ablagen in regelmäßigen Abständen: Wenn Sie handeln müssen, bearbeiten Sie es sofort und wenn das Dokument unwichtig geworden ist, dann entsorgen Sie es.

Dieser Arbeitsablauf wird durch zahlreiche Apps beschleunigt und vereinfacht. Gerade im Bereich der Steuerbelege bietet gute Software oftmals eine direkte Dokumenten-Einordnung über die Kamera an: Wichtige Kennziffern werden dabei sogar direkt aus dem Foto heraus abgelesen und digital einsortiert.

Abseits davon helfen Cloud-Dienstleistungen und eine gute digitale Ordnerstruktur dabei, wichtige Dokumente lange und sicher zu verwahren. Hier können Sie ebenfalls per Handy-Kamera die Dokumente einscannen und dann digital einordnen. Wählen Sie hierfür einen deutschen bzw. europäischen Anbieter mit allen Zertifizierungen, etwa nach der DSGVO, aus. Damit sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite.

 

Fazit: Nur wenige Dokumente müssen dauerhaft aufbewahrt werden

Die Zettelwirtschaft hat dank der neuen digitalen Möglichkeiten in vielen Fällen ausgedient. Dort, wo das Gesetz eine Aufbewahrungsfrist vorgibt, etwa im Steuer- oder Handelsrecht, wird auf eine ordentliche Verwahrung aller Geschäftsakte für viele Jahre gepocht. Im Privatleben gibt es hingegen nur eine kleine Zahl an Dokumenten, die nur im Papier-Original akzeptiert werden. Diese müssen Sie ein Leben lang sicher in Ihren Unterlagen aufbewahren.

Eine solche sichere Aufbewahrung kann in Form eines Notfallordners erfolgen, der die wichtigsten Dokumente – auch Belege für die Versicherung – enthält. Dieser Ordner kann entweder Zuhause oder in einem Banktresor verwahrt werden. Wichtig ist, dass Sie Zugriff darauf haben, auch im Notfall.

Für alle übrigen Dokumente wie etwa Rechnungen können Sie abwägen: Kann dieses Dokument noch wichtig werden, etwa für die Steuer oder für die Versicherung oder für einen späteren Umtausch? Wenn ja, sollten Sie das Dokument für die Laufzeit des Vertrages oder der Gewährleistung entweder in digitaler Form oder in Papierform verwahren. Falls nicht, kann das genau wie unnötige Werbung direkt in den Reißwolf, vernichtet und entsorgt werden.